Cómo Poner orden nuestros PC ( computadores )

Cuando se trata de administrar los archivos que se tienen en la computadora, uno solo tiene dos opciones: Se puede ignorar la tarea gastando cada vez más tiempo en hallar cosas que se sabe que tienes. O bien se pueden adquirir herramientas y un sistema que ayude a evitar duplicaciones, facilite hallar lo que se busca y restablecer la salud en la vida digital. Si lo que a usted le interesa es la segunda opción, siga leyendo.

Su colección de archivos MP3 le consume ya más de 1 terabyte de espacio en el disco duro, y sabe que hay allí muchos archivos duplicados. ¿Cómo hallarlos?

Lo que usted necesita es la ayuda de un buscador. En el mercado hay varios. Los mejor considerados son Duplicate Cleaner (http://cnet.co/gAJfVH), Auslogics Duplicate File Finder (http://bit.ly/6qHFvb) y DoubleKiller (http://bit.ly/9Pps0Q). En todo caso, tenga cuidado al instalar un buscador de duplicados: muchos incluyen una barra complementaria de un patrocinador, y quizás usted no lo quiera. Durante la instalación, quite la selección de toda opción que sólo le traerá dolores de cabeza.

Los buscadores de archivos duplicados son en general fáciles de usar. Simplemente inicie el programa, apunte una carpeta o disco donde sabe que hay duplicados y permita que busque archivos que tengan el mismo nombre o contenido. Finalmente, ordene al programa quitar o trasladar esos duplicados.

En una gran carpeta llena de archivos ¿hay una forma de hacer que uno o dos archivos importantes aparezcan siempre al comienzo?

Lo más fácil es colocar un signo exclamativo al comienzo del nombre del archivo. Esto hace que Windows los ponga siempre al comienzo, incluso antes de los nombres que comienzan con “a”. Este truco funciona también con las carpetas, forzándolas a aparecer antes que las demás. Dos signos exclamativos antes del nombre de un archivo harán que ese archivo se ponga aún antes de otros que tengan sólo un signo exclamativo.

Pero si usted hace esto con muchos archivos o carpetas, acabará con un montón de archivos al comienzo de la lista y tendrá de nuevo el mismo problema de hallar rápidamente lo que busca. Así, pues, use este truco con mucha prudencia.

Mi esposa acumula todo tipo de archivos en el mismo lugar y ahora es casi imposible hallar de forma eficiente un archivo específico. ¿Hay alguna forma de poner orden a este caos rápidamente?

Para comenzar, puede organizar esa enorme carpeta llena de archivos por tipo de archivo. Abra el Explorador de Windows (tecla Windows+E), navegue a la carpeta en cuestión y en “Organizar por:” elija Tipo. En fracciones de segundo, todos los archivos se organizarán según la aplicación que los creó.

Seleccione todos los archivos de un tipo en particular y trasládelos a una nueva estructura de carpeta que le parezca juiciosa. Por ejemplo, puede comenzar con carpetas llamadas Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Fotos, Vídeos y otros. Dentro de cada carpeta puede crear subcarpetas por año, proyecto, ocasión u objetivo – según sus necesidades. Cuando acabe, recuerde abrir todas las aplicaciones que use su esposa y cambiar su ubicación de guardado por defecto de modo que concuerde con su nuevo sistema de almacenamiento de archivos. De este modo, cuando ella guarde algo, ese archivo irá al lugar apropiado.

Para compartir archivos con otros habitantes de la casa ¿debo usar el recurso Grupo Hogar de Windows 7 o más bien un sistema de almacenamiento NAS?

Grupo Hogar facilita el compartir archivos e impresoras, pero tiene sólo un problema: todas las computadoras que compartan archivos tienen que estar encendidas. Pero de todas maneras se puede probar Grupo Hogar. Para comenzar, abra el menú Inicio, escriba “grupo hogar” y siga las instrucciones.

Un sistema de almacenamiento NAS (del inglés: Network Attached Storage) debe estar siempre encendido y conectado al router inalámbrico. Su única función es guardar datos o permitir que varias personas o máquinas tengan acceso a él. Hallará sistemas NAS en todas las principales tiendas electrónicas. No obstante, es preferible una máquina Windows Home Server, como HP MediaSmart. Tal como un sistema NAS, la conecta al router y puede usarla como almacenamiento centralizado, pero ofrece la ventaja de hacer también copia de seguridad de toda computadora conectada a ella, e incluso puede usarla para acceder a distancia a sus computadoras domésticas.